Règlement intérieur

I – PREAMBULE

Les Unions Régionales des Professionnels de Santé  sont des Associations régies par la loi du 1^e juillet 1901 relative au  contrat d’Association. Les modalités de fonctionnement des URPS sont définies par le décret n°2010-585 du 2 juin 2010 modifié par le décret n°2017-886 du 9 mai.

L’URPS  des Orthophonistes de Guadeloupe est administrée par une Assemblée constituée par l’ensemble des membres de l’Union.

L’Association URPS des Orthophonistes de Guadeloupe , fondée en novembre 2011 et renouvelée  en mars 2016, a pour but de contribuer à l’organisation et à l’évolution de l’offre de santé au niveau régional, notamment à la préparation du projet régional de santé et à sa mise en œuvre. Elle peut conclure des contrats avec l’Agence Régionale de Santé (ARS) et assurer des missions particulières impliquant les professionnels de santé libéraux dans les domaines de compétences de l’Agence. Elle assume les missions qui lui sont confiées par les conventions nationales prévues au titre VI du livre 1er du code de la sécurité sociale.

Sa durée est illimitée.

Le présent règlement intérieur a été établi conformément à l’article R.4031-10 du décret du 2 juin 2010 et du décret n°2017-886 du 9 mai 2017.

Il a pour but de compléter et de préciser les dispositions législatives et réglementaires relatives au bon fonctionnement de l’Assemblée et du Bureau.

Le présent règlement intérieur entrera en application après son adoption à la majorité des deux tiers des membres de l’Assemblée. Il sera communiqué au Directeur Général  de l’Agence Régionale de Santé (DGARS) après son adoption. 

Toute modification ultérieure du présent règlement intérieur devra être adoptée à la majorité des deux tiers des membres de l’Assemblée et sera communiquée au DGARS.

II – ASSEMBLEE DE L’UNION

Chapitre 1 : Le siège

Le siège de l’URPS des Orthophonistes de Guadeloupe est fixé dans la commune du siège de l’ARS sauf si l’Assemblée en décide autrement, à la majorité des deux tiers de ses membres.

Le siège de l’URPS des Orthophonistes de Guadeloupe est situé à Basse-Terre.

Chapitre 2 : Le Bureau de l’URPS des Orthophonistes de Guadeloupe

L’Association est administrée par un Bureau qui comprend au moins un président, un trésorier et un secrétaire. Le nombre des membres est fixé conformément aux   dispositions de l’article R. 4031-9 du code de la santé publique.

Les membres du Bureau sont élus au scrutin secret, pour la durée du mandat des membres de l’URPS des Orthophonistes de Guadeloupe, par l’Assemblée et choisis dans les élus de cette Assemblée.

Si l’un des membres du Bureau cesse définitivement d’exercer son mandat, il est remplacé au cours de la première réunion de l’Assemblée qui suit la vacance.

Les pouvoirs des membres ainsi élus prennent fin à l’époque où devrait normalement expirer le mandat des membres remplacés.

Article 1 : Les missions du Bureau

Le Bureau est l’exécutif de l’Assemblée de l’URPS des Orthophonistes de Guadeloupe. A ce titre, il exécute les délibérations et agit par délégation de ses membres.

Il exerce toutes les missions qui lui sont confiées par l’Assemblée de l’URPS des Orthophonistes de Guadeloupe. Il peut prendre dans l’intervalle des Assemblées toute décision d’administration.

Article 2 : Les membres du Bureau

Le Président représente l’URPS des Orthophonistes de Guadeloupe en justice et dans tous les actes de la vie civile.

Le Président ou, en cas d’empêchement ou de délégation, son remplaçant ou, à défaut, tout autre membre du Bureau qu’il aura mandaté, préside le Bureau et, est responsable de l’exécution des fonctions du Bureau. Il représente l’Union dans les rapports avec l’administration et les instances partenaires de tout ordre.

Le Président est l’ordinateur des dépenses du budget de l’Union.

Le Président nomme aux emplois de l’Union après accord du Bureau. Il signe les contrats et marchés autorisés par l’Assemblée.

Toute décision doit faire l’objet d’un débat en Assemblée et donner lieu à approbation ou désapprobation.

Le Trésorier assure une fonction comptable et pas d’ordonnateur des dépenses.

Le Trésorier encaisse les recettes provenant de la contribution des Orthophonistes, des dons, legs et concours financiers divers, autorisés par la loi. Il règle les dépenses prévues au budget voté par l’Assemblée de l’URPS des Orthophonistes de Guadeloupe ou, autorisées par le Bureau en cas de nécessité ou d’urgence.     

Chaque année, le Trésorier rend compte à l’Assemblée de l’URPS des Orthophonistes de Guadeloupe des dépenses et des recettes de l’exercice précédent dont la régularité comptable a été vérifiée par la Commission de Contrôle visée à l’article 4 du présent règlement. Il donne lecture des prévisions budgétaires pour l’exercice suivant.

Le Trésorier est assisté dans toutes ses tâches, si besoin, par tout autre membre du Bureau et par délégation du Président.

Le Secrétaire de l’Union rédige l’ordre du jour des séances, établit des procès-verbaux, tient les documents administratifs, le registre des délibérations et les comptes rendus des séances. Il adresse les convocations, assure le fonctionnement du secrétariat et des moyens de circulation de l’information dans toutes les structures de l’Union.     

Le Secrétaire est assisté dans ses fonctions par tout autre membre du Bureau, qui, si besoin, le supplée en cas d’absence et par délégation du Président. 

Article 3 : Démission au sein du Bureau

En cas de démission du Président, de la moitié des membres du Bureau ou de la totalité du Bureau, une Assemblée générale extraordinaire doit être convoquée dans les trente jours.

Article 4 : Réunion du Bureau

Le Bureau se réunit selon la fréquence définie par le règlement intérieur :

– sur convocation de son Président aussi souvent que les affaires l’exigent

– à la demande de la moitié des membres.

Le Président fixe l’ordre du jour après avis du Bureau.

Les réunions de Bureau ne sont pas publiques.

Toute personne dont l’expertise pourrait être utile peut être invitée à assister à la  réunion du Bureau.

Les décisions sont prises à la majorité des membres présents, sauf dans les cas où une majorité qualifiée est requise en vertu des dispositions du règlement intérieur. En cas de partage égal des voix, celle du président est prépondérante.

Article 5 : Convocation

La convocation doit être faite par lettre simple ou par courriel à chaque membre du Bureau et de l’Assemblée. Le délai entre la date d’envoi de la convocation et la réunion du Bureau est au moins de trois jours . En cas d’urgence, la convocation doit être faite la veille après accord verbal des membres du Bureau. 

Article 6 : Procès-verbaux

Les délibérations du Bureau donnent lieu à l’établissement d’un relevé de décisions approuvé par le Bureau lors de sa réunion suivante, conservé au siège de l’Union  et signé par le président et le secrétaire ou leurs remplaçants. Ils sont établis sans blancs ni ratures, sur des feuillets numérotés et conservés au siège de l’URPS.

Chapitre 3 : L’Assemblée de l’URPS des Orthophonistes de Guadeloupe

L’Assemblée de l’Association comprend les membres élus pour un mandat de cinq années et représente les orthophonistes en exercice dans la région. Le nombre de membres de l’Assemblée est fixé selon les critères définis à l’article R. 4031-6 du code de la santé publique.

Les représentants de l’Association doivent jouir du plein exercice de leurs droits civils.

La qualité de membre de l’Assemblée se perd :

– par la démission ;

– par la radiation prononcée lorsque le membre cesse d’exercer une activité libérale dans le cadre du régime conventionnel, pour quelque raison que ce soit. Si, toutefois, la cessation d’activité n’est que temporaire, l’exercice du mandat de membre de l’Assemblée est suspendu pendant la période correspondante.

Le membre intéressé est préalablement appelé, s’il le souhaite, à fournir ses explications.

Chapitre 4 : L’Assemblée Générale

Article 7 : Fréquence des Assemblées Générales de l’URPS des Orthophonistes de Guadeloupe

L’Assemblée Générale se réunit deux fois par an et chaque fois qu’elle est convoquée par le Bureau, ou à la demande de la majorité des membres de l’Association.

Article 8 : Lieu des Assemblées Générales

Elle a  lieu au siège de l’Union ou en tout autre lieu propice à ses travaux.

Article 9 : Ordre du jour des Assemblées Générales

Le Président fixe l’ordre du jour après avis du Bureau.

L’inscription d’une question à l’ordre du jour est de droit par vote à la majorité simple en début de séance. Les questions supplémentaires inscrites dans ces conditions viennent en débat après les questions figurant en annexe des convocations. L’ordre du jour est clos à l’ouverture de la séance.

Sont inscrits d’office et de droit à l’ordre du jour de l’Assemblée, les points suivants :

– établissement du budget annuel ;

– autorisation de signature des contrats et marchés excédant un seuil défini lors de l’assemblée générale annuelle de vote du budget ;

– approbation et clôture des comptes de l’exercice écoulé, au plus tard neuf mois après la clôture.

Article 10 : Convocation 

L’Assemblée est convoquée par courriel ou lettre simple adressé à chacun des membres au plus tard quinze jours avant l’Assemblée Générale.

En cas d’urgence, la convocation peut être faite dans un délai de trois jours.

La convocation comporte la date, l’heure et le lieu de la séance ainsi que les questions inscrites à l’ordre du jour accompagnées d’une note explicative et des projets de résolution susceptibles d’être amendés.

Lorsque l’Assemblée devra se prononcer sur le budget et les comptes annuels, la convocation pourra comporter le document budgétaire et les comptes annuels de l’union.

Article 11 : Pouvoir

Tout membre de l’Assemblée empêché d’assister à une Assemblée Générale peut donner pouvoir écrit à un membre de son choix. Les pouvoirs signés transmis par voie postale, par courriel ou par fax sont admis dans la limite d’un seul pouvoir par personne.    

Article 12 : Quorum

L’Assemblée ne peut valablement délibérer que si la moitié au moins des membres qui la composent sont présents ou représentés. 

Lorsque le quorum n’est pas atteint, l’Assemblée délibère valablement, après une heure d’attente, quel que soit le nombre des membres présents.

Article 13 : Rôle de l’Assemblée Générale 

L’Assemblée entend les rapports sur la gestion du Bureau, sur la situation financière et morale de l’Association.

Elle approuve les comptes de l’exercice clos, vote le budget de l’exercice suivant, délibère sur les questions mises à l’ordre du jour et pourvoit, s’il y a lieu, au renouvellement des membres du Bureau.

L’Assemblée définit un programme de travail annuel.

Article 14 : Déroulement de l’Assemblée Générale

Le Président ou tout autre membre du Bureau sur délégation du Président, préside les séances de l’Assemblée. Il ouvre les séances et prononce la suspension ou la clôture de séance.

Après clôture du débat, le Président formule, s’il y a lieu, les propositions sur lesquelles il s’agit de voter et fixe l’ordre des votes. On peut procéder au vote à main levée, sauf si un autre mode de scrutin est prescrit ou décidé par l’Assemblée. Le vote au scrutin secret pourra être réalisé toutes les fois qu’un tiers des membres présents de l’Assemblée le réclame. Lors d’un scrutin secret seuls les membres présents prennent part au vote, les pouvoirs ne sont pas pris en compte.

En cas de partage des voix, celle du Président est prépondérante, hormis dans le cadre d’un scrutin secret.

Pour le calcul de la majorité, il n’est tenu compte ni des abstentions ni des bulletins blancs ni des bulletins nuls.

Les délibérations de l’Assemblée donnent lieu à l’établissement de procès-verbaux, approuvés par l’Assemblée lors de sa réunion suivante, conservés au siège de l’Union  et signés par le président et le secrétaire ou leurs remplaçants. Ils sont établis sans blancs ni ratures, sur des feuillets numérotés.

Le rapport annuel et les comptes sont adressés chaque année à tous les membres de l’Association. Ils peuvent être consultés par tout professionnel relevant de l’Union  qui en fait la demande.

III – RESSOURCES ET BUDGET

Chapitre 1 : Les recettes

Les ressources de l’URPS des Orthophonistes de Guadeloupe  sont constituées notamment par la contribution instituée par l’article L. 4031-4 du code de la santé publique ainsi que, le cas échéant, par des subventions et concours financiers divers.                                      

Toutefois, ni l’Assemblée, ni le Bureau, ni aucun des membres de l’URPS des Orthophonistes de Guadeloupe ne peuvent solliciter ou accepter pour le compte de celle-ci des concours qui, par leur nature ou leur importance, seraient susceptibles de mettre en cause l’indépendance nécessaire à l’accomplissement des missions de l’Union.

Chapitre 2 : Les dépenses

Les Unions  établissent annuellement un budget prévisionnel de leurs opérations de recettes et de dépenses.

Les recettes de l’Union sont composées des contributions annuelles de l’Agence Centrale des Organismes de Sécurité Sociale (ACOSS), des subventions et concours financiers divers, dons et legs.

Le budget de l’Union regroupe les éléments suivants :

• les charges administratives de fonctionnement (locaux, personnel, frais de secrétariat …) ;
• le financement des actions de l’Union dans le cadre des missions définies par la loi ;
• les indemnités des membres de l’Union pour les activités de l’Union, dans le cadre de commissions ou de projets entérinés par l’Assemblée, le nombre de réunions n’étant pas limitatif ou toute opération complémentaire.

L’indemnisation forfaitaire attribuée aux membres missionnaires par l’Union est égale à 64 fois la valeur de la lettre clé AMO (valeur des DOM) par demi-journée dans la limite de deux demi-journées par jour.

Les réunions ayant lieu le dimanche donneront également lieu à indemnisation, sur la même base. Le montant total des indemnités de perte de ressources entraînée par les fonctions de membres de l’Assemblée ou du Bureau durant une année civile ne peut excéder deux fois la valeur du plafond de la sécurité sociale.

Le remboursement des frais de déplacement est admis au tarif de l’indemnité kilométrique votée annuellement par l’Assemblée.

Les indemnisations et remboursements pour frais ne sont admis que pour les activités faisant l’objet d’une mission acceptée par le Président de l’Union et toujours sur justificatif ou émargement.

Les Unions établissent annuellement un budget prévisionnel de leurs opérations de recettes et de dépenses.

L’Assemblée adjoint à cette commission un commissaire aux comptes exerçant sa mission dans les conditions fixées par le livre II du code de commerce.

La commission procède à toute époque aux contrôles et investigations comptables et financières. Elle présente à l’Assemblée, lors de la séance annuelle consacrée à l’approbation des comptes, un rapport concernant la gestion de l’Union et les comptes de l’exercice et comportant un état détaillé des recettes et de leur origine.

Le budget, les comptes annuels et le rapport de la commission sont communiqués au Directeur Général de l’Agence Régionale de Santé.

Les URPS ne peuvent pas financer des opérations étrangères à leur mission.

Les dispositions du chapitre II du titre Ier du livre VI du code de commerce relatives aux obligations en matière comptable des associations bénéficiant de subventions des autorités administratives sont applicables à l’union régionale regroupant les Orthophonistes. La commission procède à toute époque aux contrôles et investigations comptables et financières. Elle présente à l’assemblée, lors de la séance annuelle consacrée à l’approbation des comptes, un rapport concernant la gestion de l’union Régionale des Professionnels de Santé-Orthophonistes de l’Ile-de-France et les comptes de l’exercice et comportant un état détaillé des recettes et de leur origine. Le budget, les comptes annuels et le rapport de la commission sont communiqués au directeur général de l’agence régionale de santé.

Chapitre 3 : Les indemnisations

Les membres de l’Assemblée perçoivent au titre de leurs fonctions le remboursement des frais de déplacement et de séjour, ainsi qu’une indemnité forfaitaire dans les conditions fixées par le règlement intérieur. Celui-ci peut également prévoir l’attribution d’une indemnité forfaitaire destinée à compenser la perte de ressources entraînée par ces fonctions. Des justificatifs doivent être produits et feront l’objet de vérifications.

Cette indemnité est fixée, dans la limite d’un plafond déterminé en fonction des stipulations conventionnelles de la profession relative aux indemnités de participation aux commissions paritaires. Un arrêté du ministre chargé de la santé et du ministre chargé de la sécurité  sociale fixe ce plafond par profession.

La somme totale de ces indemnités perçues durant une année civile ne peut excéder deux fois la valeur du plafond annuel de la sécurité sociale. Les agents rétribués de l’Association peuvent être appelés par le Président à assister avec voix consultatives aux séances de l’Assemblée et du Conseil d’Administration.

Chapitre 4 : Comptabilité

Une comptabilité faisant apparaître annuellement un compte de résultat, un bilan et une annexe  est tenue par le trésorier de l’URPS des Orthophonistes de Guadeloupe.

Chapitre 5 : Commission de Contrôle des Finances

Une Commission de Contrôle est élue chaque année par l’assemblée. Elle élit son président en son sein. Elle est composée de trois membres de l’assemblée n’ayant pas la qualité de membre du bureau, conformément à l’article R.4031-41 du décret du 2 juin 2010.

Le rapport annuel et les comptes sont adressés chaque année au directeur général de l’ARS .

Fait au Lamentin, le 25 février 2022